Nina

Nina, seit wann bist Du im Unternehmen und wie lautet Deine Stellenbezeichnung?

Ich bin seit 1. Januar 2017 bei paulimot als Teamleiterin für Finanzen und Verwaltung tätig. Mein Team ist dabei in zwei Gruppen unterteilt: Während der eine Teil des Teams für die Auftragsbearbeitung, den Kundensupport und die administrative Abwicklung des Einkaufs zuständig ist, übernimmt der andere Teil die Buchhaltung, die Büroorganisation und unsere Abrechnungsdienstleistungen für einen Einkaufsverband.

Wie viele Personen arbeiten in Deinem Team und wie hat sich das Team während Deiner Zeit bei paulimot entwickelt?

Als ich bei paulimot eingestiegen bin, bestand mein Team aus drei Mitarbeiterinnen. Zwischenzeitlich hat sich die Anzahl mehr als verdoppelt. Dieser Anstieg resultiert aus unserem stetigen Wachstum. Im Bereich Auftragsbearbeitung, Kundensupport und Einkaufsabwicklung ist Jana Christ meine Stellvertreterin und kümmert sich zusammen mit Kathleen und Sarah um alle dort anfallenden Aufgaben. Die Bereiche Buchhaltung, Büroorganisation sowie unsere Abrechnungsdienstleistungen für einen Einkaufsverband werden von Sabrina und Eva abgedeckt. Seit September 2022 verstärken außerdem Justin Chirica und Jamie das Team, welche bei paulimot ihre kaufmännische Ausbildung im Büromanagement absolvieren. Zudem unterstützt uns im Bereich Abrechnungsdienstleistungen auch noch unsere Seniorchefin Christine Paulitschek und fungiert hier auch als meine Stellvertreterin.

Kannst Du uns noch weitere Details über die Aufgaben Deines Teams verraten?

Ja, gerne. In der Auftragsabwicklung geht es darum, unsere Kundenbestellungen schnellstmöglich zu bearbeiten und die Versandpapiere vorzubereiten, damit die Pakete durch unsere Kollegen in der Logistik gepackt werden können. Oberste Priorität hat dabei die zuverlässige und schnelle Versendung der Bestellungen an unsere Kunden. Im Bereich Kundensupport liegt der Fokus auf einer zeitnahen und für den Kunden zufriedenstellenden Bearbeitung seines Anliegens, sowohl schriftlich als auch telefonisch. Für Kundenanfragen, die per E-Mail eingehen, besteht die interne Vorgabe, dass diese montags bis freitags grundsätzlich innerhalb von 24 Stunden beantwortet sein müssen. Meist geschieht das aber noch deutlich schneller. Lediglich in besonders arbeitsintensiven Phasen wie z. B. in der Vorweihnachtszeit oder nach langen Wochenenden benötigen wir aufgrund der hohen Zahl an Anfragen manchmal etwas mehr Zeit. Bei der operativen Abwicklung des Einkaufs kommt es darauf an, die von den fachlich zuständigen Personen getroffenen Einkaufsentscheidungen schnellstmöglich an unsere Lieferanten im In- und Ausland weiterzuleiten und mit diesen im aktiven Kontakt zu stehen. Dadurch gewährleisten wir, dass der Nachschub an Produkten stetig fließt und unsere Waren möglichst lückenlos in unserem Onlineshop verfügbar sind. Im Bereich Buchhaltung kontieren und erfassen wir Belege und bereiten diverse Unterlagen und Listen für unser Steuerbüro vor, dem die Gesamtverantwortung für unsere Finanzbuchhaltung obliegt. Außerdem wickeln wir in diesem Bereich den gesamten Zahlungsverkehr ab. Die Abrechnungsdienstleistungen führen wir schließlich im Auftrag eines Einkaufsverbands durch. Hier geht es darum, Kreditorenbelege der Verbandsmitglieder zu erfassen, an die Vertragslieferanten des Verbands zu bezahlen und bei den Mitgliedern im Lastschriftverfahren einzuziehen. Darüber hinaus sind wir Ansprechpartner für die Mitglieder und Lieferanten des Verbands bei Fragen zur Abrechnung, bereiten auch hier die Buchhaltungsunterlagen für das Steuerbüro vor oder stehen bei der jährlichen Jahresabschlussprüfung als Ansprechpartner zur Verfügung.

Das ist wirklich eine große Fülle an unterschiedlichen Aufgaben. Wie sieht denn Deine eigene Rolle innerhalb des Teams aus?

Als mein Team noch kleiner war, habe ich viele der genannten Aufgaben, wie z. B. die Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen für das Steuerbüro, selbst erledigt. Diese Aufgaben habe ich zwischenzeitlich mehr und mehr abgegeben und übernehme nun eher eine koordinierende Funktion. Ich bin Ansprechpartnerin für meine beiden Teams und unterstütze sie in deren Aufgabenbereichen. Immer mehr Bedeutung hat für mich nun das Projektgeschäft gewonnen. Ich kümmere mich darum, interne Abläufe effizienter zu gestalten und immer wieder an die gewachsene Unternehmensgröße anzupassen oder ganz neue Abläufe einzuführen. Eines meiner Projekte war der Gutscheinverkauf im Onlineshop. Die technische und marketingseitige Umsetzung oblag dabei unserem Team E-Commerce und Marketing. Ich war für die Abläufe in der Auftragsabwicklung und die steuerliche Seite zuständig. Die meiste Arbeit steckt immer in den Details. So war beispielsweise die umsatzsteuerliche Behandlung von Gutscheinen durchaus komplex. Bis also alles so geplant und umgesetzt war, dass es einerseits für den Kunden einfach und reibungslos, andererseits aber rechtlich korrekt und einwandfrei abläuft, sind viele Stunden Arbeit und einige interne und externe Abstimmungsrunden erforderlich gewesen.

Du hast Wirtschaftswissenschaften studiert und danach bei einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gearbeitet. Gibt es Gemeinsamkeiten zwischen Deiner früheren Tätigkeit und Deinen heutigen Aufgaben und worin unterscheiden sie sich?

Auch bei meiner früheren Tätigkeit war Teamwork äußerst wichtig. Allerdings haben wir projektbezogen immer in unterschiedlichen Teams zusammengearbeitet. Ich finde es sehr schön, nun Bestandteil eines festen Teams zu sein. Was die Aufgaben angeht, besteht ein wesentlicher Unterschied darin, dass ich mich bei paulimot sehr stark neuen und zukunftsorientierten Projekten widmen und diese in Zusammenarbeit mit meinen Kollegen umsetzen kann.

Gibt es besonders stressige Phasen im Jahr für Dich und Dein Team?

Natürlich gibt es auch sehr stressige Phasen wie z. B. das Weihnachtsgeschäft. Wir freuen uns über jede Bestellung und möchten jeden Kunden schnellstmöglich bedienen. Daher geben wir vor Weihnachten besonders viel Gas, sodass bei jedem Kunden pünktlich am Heiligen Abend das Geschenk unter dem Weihnachtsbaum liegt. Natürlich sind wir dabei auch immer ein wenig auf unsere Weihnachtselfen – unseren Versanddienstleister DHL – angewiesen. An Ostern ist es ähnlich, auch das ist bei uns eine heiße Phase.

Wie bist Du zu paulimot gekommen und was hat Dich an der Stelle gereizt?

Ich habe früher bereits mit unserem Geschäftsführer Dr. Patrick Paulitschek zusammengearbeitet. Als er erfahren hat, dass ich auf der Suche nach einer neuen Herausforderung war, hat er mir von der zu besetzenden Stelle als Teamleiterin für Finanzen und Verwaltung erzählt, die mich sofort angesprochen hat. Mich haben insbesondere die Aussicht auf die Zusammenarbeit mit einem jungen und dynamischen Team sowie die vielseitigen Aufgabenbereiche gereizt.

Haben sich Deine Erwartungen erfüllt und was macht Dir an Deinem Job heute am meisten Spaß?

Ja, auf jeden Fall. Meine Aufgaben sind wirklich sehr abwechslungsreich und auch der menschliche Faktor stimmt absolut. Wir haben keine starren Prozesse und tauschen uns offen aus. Beispielsweise halten wir in meinem Team eine wöchentliche Teamrunde ab, in der jeder neue Ideen vorstellen oder allgemeine Themen anbringen kann. Aus meiner Sicht ist es wichtig, einen guten und offenen Austausch untereinander zu haben. In einem Team sollte jeder die Gewissheit haben, gehört, respektiert und ernst genommen zu werden. Damit ist dann auch schon beschrieben, warum mir meine Arbeit so viel Spaß macht: Ich habe ein herausforderndes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet und kann in einer sehr familiären Atmosphäre mit einem motivierten und dynamischen Team zusammenarbeiten, in dem der offene und respektvolle Austausch viel wichtiger ist als starre Hierarchien.

Vielen Dank, Nina, für das Gespräch und die vielen interessanten Einblicke in Deinen beruflichen Alltag bei paulimot.

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